Organisations et équipes

La console Workspace

Toute l'administration des organisations se fait depuis la console Workspace, sur http://localhost:5186. C'est là que vous créez une organisation, gérez ses membres et ses équipes, attribuez les applications et suivez le provisioning des ressources partagées.

Créer une organisation

La création d'une organisation est gratuite — comme toute la suite comet — et passe par un assistant en 4 étapes : identité de l'organisation, domaine de mail professionnel, nombre de sièges, puis récapitulatif. À la validation, l'organisation est créée immédiatement et son provisioning démarre — aucun paiement, aucune formule à choisir.

Ce qui est créé automatiquement

À la création, comet provisionne dans les autres applications tout ce dont l'équipe a besoin pour démarrer :

• un calendrier d'équipe partagé entre tous les membres (Calendar) ;
• un serveur Chat prêt à l'emploi, avec les canaux #général et #annonces ;
• un dossier Drive « Espace d'équipe » accessible à chaque membre ;
• des adresses mail professionnelles pour chaque membre, sur le domaine de l'organisation.

Gérer les membres et les équipes

Ajouter des membres

Depuis la fiche de l'organisation, ajoutez un membre par son adresse e-mail. Attention au plafond de sièges : ajouter un membre au-delà du nombre de sièges défini échoue (erreur SEAT_LIMIT_REACHED) — voir Sièges et limites.

Constituer des équipes

Les équipes structurent l'organisation : créez une équipe (par exemple « Développement », « Support »), puis ajoutez-y des membres de l'organisation. Un même membre peut appartenir à plusieurs équipes. Les équipes servent surtout à l'attribution des applications, décrite ci-dessous.

Attribuer les applications

Workspace contrôle qui a accès à quelles applications de la suite, à trois niveaux :

• par personne — un accès individuel, membre par membre ;
• par équipe — l'application est ouverte à tous les membres de l'équipe, actuels et futurs ;
• pour l'organisation entière — l'application est ouverte à tous les membres.

La règle de l'union

L'accès effectif d'une personne est l'union de ses droits personnels et de ceux de toutes ses équipes. Exemple : si l'équipe « Support » a accès à Chat et que Marie a en plus un accès personnel à Projects, Marie dispose de Chat et de Projects. Retirer Marie de l'équipe Support lui retire Chat (sauf droit personnel équivalent), mais pas Projects.

La révocation

Quand un accès est retiré, l'interface de l'application concernée se ferme immédiatement côté navigateur ; côté serveur, la coupure devient effective au prochain renouvellement du jeton de la personne. Un utilisateur révoqué peut donc conserver un accès résiduel de quelques minutes — c'est un comportement attendu, pas une anomalie.

Suivre et rejouer le provisioning

La fiche de l'organisation affiche l'état du provisioning application par application (calendrier, Chat, Drive, mail). Si une ressource manque — après un incident, ou pour un membre arrivé dans un moment d'indisponibilité — utilisez le bouton « Resynchroniser » : le provisioning est rejoué intégralement. L'opération est idempotente : ce qui existe déjà est conservé tel quel, seul ce qui manque est créé. Vous pouvez la relancer sans risque, autant de fois que nécessaire.

Bonnes pratiques

• Attribuez par équipe, pas par personne : les arrivées et départs se gèrent alors en un seul geste (ajouter/retirer de l'équipe).
• Réservez les droits personnels aux exceptions : ils sont plus difficiles à auditer que les droits d'équipe.
• Après toute anomalie de ressources partagées (dossier ou adresse manquants), le premier réflexe est « Resynchroniser ».
• Gardez une marge de sièges avant une campagne de recrutement pour ne pas être bloqué par SEAT_LIMIT_REACHED en pleine intégration.