Guide de comet Calendar et Meet

Deux applications, un même flux de travail

Calendar (http://localhost:5171) est l'agenda de la suite ; Meet (http://localhost:5183) en est la visioconférence. Elles sont conçues pour fonctionner ensemble : un événement d'agenda peut porter un lien de visio, et une réunion planifiée depuis Meet crée l'événement correspondant dans Calendar. Ce guide couvre les deux.

Calendar : les événements

Créer un événement

Cliquez sur un créneau de la grille ou sur le bouton de création, puis renseignez le titre, la date, l'heure et la durée. Le formulaire complet permet d'ajouter un lieu, une description et une couleur.

Récurrence (RRULE)

Les événements peuvent se répéter selon des règles de récurrence au format RRULE, le standard des calendriers : tous les jours, toutes les semaines le mardi, le premier lundi du mois, etc. Choisissez une récurrence prédéfinie ou composez la vôtre dans l'éditeur de récurrence. Les occurrences apparaissent automatiquement dans la grille.

Invités et RSVP

Ajoutez des invités à un événement : chacun le voit apparaître dans son agenda et peut répondre — accepter, refuser ou peut-être (RSVP). En tant qu'organisateur, vous suivez les réponses directement sur l'événement, ce qui vous évite les relances manuelles.

Rappels

Configurez un ou plusieurs rappels par événement (par exemple 10 minutes et 1 jour avant). Chaque participant peut ajuster ses propres rappels sans modifier l'événement des autres.

Lier une visio à un événement

Dans le formulaire d'événement, le bouton « Ajouter une visio comet Meet » crée la réunion liée : l'événement porte alors le lien de la visio, visible par tous les invités. Le jour J, un clic sur le lien depuis l'événement suffit pour rejoindre la salle — pas de code à recopier ni d'application tierce.

Meet : les réunions

Démarrer ou préparer une réunion

Depuis l'accueil de Meet, vous avez deux options principales :

• « Créer une réunion pour plus tard » — Meet génère une salle et son lien, que vous partagez comme vous voulez (message Chat, mail, document). La salle reste valable jusqu'à sa tenue.
• Planifier — vous choisissez un titre, une date, une heure et une durée : l'événement est créé dans Calendar et porte le lien de la réunion. Vos invités le retrouvent dans leur agenda avec le RSVP et les rappels habituels.

Pendant la réunion

La visioconférence s'appuie sur LiveKit, le SFU auto-hébergé de la suite : les flux audio et vidéo transitent par votre propre serveur, pas par un service tiers.

• Caméra et micro se coupent et se réactivent d'un clic ; choisissez vos périphériques avant d'entrer.
• Le partage d'écran diffuse un écran entier ou une fenêtre au choix.
• La grille des participants s'adapte automatiquement au nombre de personnes et met en avant la personne qui parle ou l'écran partagé.

Scénarios types

Besoin	Chemin le plus court
Réunion d'équipe hebdomadaire en visio	Calendar : événement récurrent (RRULE hebdo) + « Ajouter une visio comet Meet »
Point improvisé dans l'heure	Meet : « Créer une réunion pour plus tard », lien partagé dans Chat
Entretien avec suivi des réponses	Calendar : événement + invités, suivi des RSVP
Réunion planifiée depuis Meet	Meet : Planifier — l'événement Calendar est créé avec le lien

Bonnes pratiques

• Passez toujours par le lien de l'événement pour rejoindre une réunion planifiée : c'est la garantie que tout le monde arrive dans la même salle.
• Utilisez la récurrence plutôt que la duplication : modifier la série met à jour toutes les occurrences d'un coup.
• Un rappel court + un rappel long (10 minutes et 1 jour) couvre la plupart des besoins sans multiplier les notifications.
• Testez micro et caméra avant une réunion importante en créant une salle « pour plus tard » et en y entrant seul.

Pour les membres d'une organisation

À la création d'une organisation dans Workspace, un calendrier d'équipe partagé est provisionné automatiquement pour tous les membres : idéal pour les rituels communs. Voyez Organisations et équipes pour la mise en place.